Mit elektronischem Dokumentenmanagement lassen sich Zeit, Platz und Ressourcen sparen. Auch zum Wohle der Umwelt folgen immer mehr Unternehmen der Entwicklung zum papierlosen Büro. Unter 4filing.de bietet Ihnen ASL eine hocheffiziente, rechts- und revisionssichere Möglichkeit für das E-Billing und die Aufbewahrung Ihrer digitalisierten Dokumente. Sie erhalten einen eigenen, nach höchsten Sicherheitsstandards geschützten Bereich auf unseren Servern. So kann jeder autorisierte Mitarbeiter von allen Standorten aus per Webbrouser auf Ihr Firmenarchiv zugreifen


Mit Ihrer Datenbank auf 4filing.de gehen Sie auch rechtlich auf die sichere Seite. Alle Dokumente, die Sie archivieren möchten oder müssen – aus rechtlichen Gründen sind auch E-Mails mit geschäftsbezogenem Inhalt elektronisch abzulegen – finden Platz in Ihrer neuen Datenbank.

Bei Speditionskooperationen sind für das tägliche Clearing der Leistungen, die Partner untereinander erbringen, pro Partner und Tag jeweils eine Gutschrift und eine Rechnung zu erstellen. Um die tägliche Papierflut und den administrativen Aufwand einzudämmen, haben wir uns für den Download der Belege durch die einzelnen Partner von der Internetplattform entschieden. Belege drucken, sortieren, in den Hauspostfächern der Partner und in der Buchhaltung ablegen: Das ist jetzt Vergangenheit.

Bei der digitalen Zustellung eines Buchhaltungsbelegs sind allerdings rechtliche Auflagen zu beachten. So muss ein Beleg, der per elektronischer Zustellung (E-Mail, Download etc.) den Empfänger erreicht, mit einer digitalen Signatur versehen sein. Die Signatur muss im Gegenzug vom Belegempfänger verifiziert werden. Anderenfalls sind die Leistungen, die auf diesem Beleg abgerechnet wurden, nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Darüber hinaus müssen sich Belege, die den Empfänger auf elektronischem Wege erreicht haben, bei einer Steuerprüfung für den Prüfenden ebenfalls in elektronischer Form zur Verfügung stellen lassen, und zwar in einem elektronischen Dokumentenarchiv. Diese Anforderungen – definiert in den GDPdU Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit elektronischer digitaler Unterlagen – erfüllt unsere Web-Plattform 4filing.de in vollem Umfang.


Bis zum Jahr 2020 sollen elektronische Rechnungen die wichtigste Fakturierungsmethode sein, so der Plan der EU-Kommission. Schon heute ist mit ASL eine einfache und zeitsparende Abwicklung möglich. Sie übermitteln Ihre Rechnungen im PDF-Format an das Archiv 4filing.de. Wir versehen die Dokumente mit einer digitalen Signatur und stellen sie Ihren Kunden per Mail zu. Zeitgleich legen wir die Rechnungen pro Empfänger revisionssicher in Ihrer Datenbank auf 4filing.de ab. Dort hat jede Person, die Sie als nutzungsberechtigt definieren, dezentralen Zugriff. Auch Kunden können einbezogen werden. Das ist Transparenz und Servicequalität, die in die Zukunft weist.


Wenn Sie mit mehreren Speditionskooperationen zusammenarbeiten, bietet sich 4filing.de als zentrales POD-Archiv an. Wir importieren alle von den Kooperationen ausgelagerten Ablieferquittungen und Statusmeldungen in Ihre Datenbank auf einem unserer Server. Sie richten für Ihre Kunden entsprechende Zugänge ein. Für alle nicht über einen Kooperationspartner abgefertigten Sendungen übermitteln Sie uns die Sendungs- und Statusdaten direkt und senden uns die Ablieferquittung. Eine kompakte Track & Trace Lösung, die auch Ihre Kunden schätzen werden. Für sie sind alle Sendungsdokumente und Statusmeldungen an zentraler Stelle im Internet einsehbar, verifizierbar und zum Download bereit.

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